Laadittu 22.8.2023

1. Rekisterin pitäjä / y-tunnus

Nimi: Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry

Y-tunnus: 2433194-7

Osoite: Elimäenkatu 17-19 00510 Helsinki

Yhteystiedot www.ehyt.fi

Sähköposti: ehyt@ehyt.fi

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Kari Vuorinen

EHYT ry

Elimäenkatu 17-19, 00510 Helsinki

kari.vuorinen (at) ehyt.fi

3. Rekisterin nimi

Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry:n Whistleblow väärinkäytösilmoituskanava

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Väärinkäytösilmoituskanavan kautta kertyneitä henkilötietoja käsitellään siinä laajuudessa kuin on tarve kanavan kautta ilmoitetun asian asianmukaisen ja riittävän käsittelyn osalta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan merkitä:

• Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot, mikäli ilmoittaja ne on antanut
• Ilmoituksen kohdetta koskevat yksilöivät tiedot, siinä laajuudessa kuin ilmoittaja ne on antanut
• Ilmoituksessa annetut tiedot epäillystä ilmoituksen kohdehenkilöstä/-henkilöistä ja tämän väärinkäytösepäilyn aiheuttavasta toiminnasta
• Asian sisäisessä tutkinnassa saadut tiedot ilmoituksen kohdehenkilön menettelyyn ja sen lainmukaisuuden tai toimintaperiaatteiden mukaisuuden arvioitiin liittyen

6.Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja jossa tarkoituksessa niitä käsitellään, tai niin kauan kuin laki ja säännökset edellyttävät.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

• Väärinkäytösilmoituskanavan kautta tullut ilmoitus ja mahdollisesti lisäselvityksen kautta ilmoittajalta saadut tiedot
• Asian sisäisessä tutkinnassa vastaanotettu ja/tai raportoitu materiaali

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käsitellään rajatun käsittelijäjoukon sisällä EHYT ry:ssä Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle ilman lainmukaista perustetta, esimerkiksi asian käsittely edellyttää viranomaista (kuten poliisi).

9. Tietojen siirto EU:n tai ETAn ulkopuolelle

Tiedot voidaan siirtää ja säilyttää palvelimilla / tietokannoissa Suomen ulkopuolella. Tällä hetkellä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETAn ulkopuolelle. Kaikki henkilötietojen siirrot tapahtuvat EU:n tietosuoja-asetuksen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmoituskanava on toteutettu Surveypal.Oy:n tuottamalla kyselypalvelulla.

Rekisterin sisältämät tiedot käsitellään rajoitetun käsittelijäjoukon kesken. Asianosaisten henkilöllisyyttä ja muita heitä koskevia tietoja ei paljasteta ulkopuolisille kuin siinä laajuudessa, mikä on asian riittävän selvittämistyön kannalta välttämätöntä. Ilmoittajan henkilöllisyys (mikäli ilmoittaja on tiedon antanut) pidetään salattuna niin pitkälle kuin asian selvittämiseksi on mahdollista.

Ilmoituskanavan käyttöoikeudet on rajattu nimetyille muutamille henkilöille. Henkilöt ovat sitoutuneet salassapitovelvoitteisiin ja noudattamaan sisäisiä tietoturvaohjeita.

Ilmoittaja voi nähdä palvelussa ainoastaan oman ilmoituksensa.

Rekisterin tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

11. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tiedot, jotka hänestä on talletettu rekisteriin.

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.