Toimintatuesta usein kysyttyä

Verkkosivulta ehyt.fi/toimintatuki löytyy ajantasaiset tiedot toimintatuen hakemisesta ja raportoinnista. Tärkeitä ohjeita tuen käyttöön ja raportointiin on tuensaajien kanssa tehtävässä sopimuksessa ja sen saatekirjeessä.

Tuen hakuvaiheessa on usein mahdotonta ennakoida kaikkea vuoden aikana eteen tulevaa. Asiasta kannattaa laittaa viestiä sähköpostilla (nikki.pesonen@ehyt.fi), niin EHYTillä on tieto, milloin ja mihin tukea ollaan käyttämässä.

Muutoksista tuen käyttötarkoitukseen on sovittava EHYTin kanssa. Olkaa yhteydessä sähköpostitse (nikki.pesonen@ehyt.fi) tai puhelimitse. Useimmiten asia on kunnossa ilmoitusluonteisesti, mutta isoimmista käyttötarkoituksen muutoksista meidän on tarkastettava myöntämisehtojen täyttyminen ja tarvittaessa pyydettävä tuet myöntävän EHYTin hallituksen hyväksyntä.

Toimintatuen haun ja raportoinnin aikataulu määräytyy EHYTin oman kirjanpidon sekä STEA-raportoinnin aikataulun mukaisesti, eikä siinä ole juurikaan joustovaraa. Päivämäärä on siis asetettu jo valmiiksi niin myöhäiseksi kuin mahdollista, jotta yhdistyksillä olisi mahdollisimman paljon aikaa omaan osuuteensa. Jos yhdistyksen on mahdotonta noudattaa annettuja määräaikoja, asiasta on oltava yhteydessä sähköpostitse (nikki.pesonen@ehyt.fi) tai puhelimitse.

Yhdistyksen asiakirjoista tulee pitää hyvää huolta. Välillä kuitenkin tapahtuu yllättäviä muutoksia. EHYTissä on tallessa kaikki meille toimitetut hakemukset ja raportit sekä tekemämme sopimukset. Voitte pyytää kopion tarvitsemastanne dokumentista sähköpostitse (nikki.pesonen@ehyt.fi).

Sopimusta lukuun ottamatta kaikki toimintatuen liitteet kannattaa toimittaa sähköpostin liitteenä (nikki.pesonen@ehyt.fi), tämä säästää rahaa ja paperia sekä ehkäisee liitteiden katoamista postissa. Tarvittaessa nykyisillä älypuhelimilla saa ”skannattua” riittävän hyvin, kun asettaa paperit hyvässä valaistuksessa pöydälle ja ottaa kuvan mahdollisimman suoraan ylhäältä päin. Virallisen sopimuksen tarvitsemme alkuperäiskappaleena, joko paperisena tai sähköisesti allekirjoitettuna.

Kaikilta tuensaajilta edellytetään muusta toiminnasta erillisen kustannuspaikan perustamista kirjanpitoon. Tälle kustannuspaikalle (tai kirjanpidon tilille) kirjataan vain toimintatuen käyttö. Toimintatuen raportin liitteeksi tarvitaan kirjanpidon ote kustannuspaikasta. Otteesta on käytävä ilmi saadun tuen määrä, sen käyttö ja näiden erotus. Kuittikopioita ei toimiteta EHYTiin, koska yhdistyksen virallisen kirjanpidon ote korvaa ne. Tarvittaessa mallin kustannuspaikkaotteesta voi pyytää sähköpostitse (nikki.pesonen@ehyt.fi).

EHYTin toimintatuki on STEAn myöntämää jäsenjärjestöavustusta. Tämä asettaa haku- ja raportointiprosessille omat ehtonsa. Valtionavustusten asianmukaisen käytön valvonta on lopulta kaikkien yhteinen etu. Pyrimme pitämään lomakkeet ja ehdot niin yksinkertaisina, kuin mahdollista.

Arvostamme suuresti kaikkea jäsenyhdistystemme tekemää ehkäisevää päihdetyötä. Toimintatuen raportoinnissa on kuitenkin tavoitteena saada meille ja erityisesti rahoittajalle totuudenmukainen kuva siitä, mitä juuri tällä rahalla on tehty ja mitä rahamäärällä on mahdollista saada aikaan. Muu toiminta kannattaa kuvata yhdistyksen vuosikertomukseen, joka toimitetaan EHYTille tilinpäätösasiakirjojen yhteydessä.

Kaikissa epäselvissä asioissa kannattaa olla yhteydessä sähköpostitse (nikki.pesonen@ehyt.fi) tai puhelimitse.