Tietosuojaseloste – Taitolaji-chat

Laadittu 18.1.2022

1. Rekisterinpitäjä
Ehkäisevä päihdetyö EHYT ry (jäljempänä EHYT)
Elimäenkatu 17-19, 00510 Helsinki
Minna Hukki, minna.hukki (a) ehyt.fi

2. Rekisteriasioista vastaavahenkilö ja/tai yhteyshenkilö
Minna Hukki
Elimäenkatu 17, 00510 Helsinki
Sähköposti: minna.hukki (a) ehyt.fi

3. Rekisterin nimi
Taitolaji-chatin asiakastietojen käsittely

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Emme kerää Taitolaji-chatin käyttäjistä pysyvää rekisteriä. Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (yhteydenoton aihe sekä asia, josta halutaan keskustella) tarkoituksena on auttaa päivystäjää vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP-osoite.

IP-osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP-osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesti ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.

Kaikki chatissa kirjoitetut viestit ja niihin liittyvät taustatiedot sekä IP-osoitteet poistetaan palvelimeltamme säännöllisesti 6 kk välein.

Kerääntyvien tietojen käsittelystä on laadittu käsittelyseloste.

5. Rekisterin tietosisältö
Taitolaji-chatin asiakkaista ei synny pysyvää rekisteriä – kaikki asiakaskeskustelujen tiedot poistetaan teknisen toimittajan Ninchatin toimesta 6 kk kuluttua.

6. Säännönmukaiset tietolähteet
a) Henkilön itsensä antamat taustatiedot tullessa chattiin
b) Asiakkaiden käymistä keskusteluista syntyvät tiedot ja IP-osoite

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään. Tekstiaineisto voidaan luovuttaa palvelun kehittämis- ja tutkimustarkoitukseen silloin, kun asiakas on antanut tähän suostumuksen. Suostumus kysytään käydyn keskustelun jälkeen. Myös taitolaji-neuvojat antavat suostumuksen käyttää tekstejään ko. tarkoitukseen. IP-osoitteet poistetaan palvelusta ennen tekstidatan luovuttamista.

8. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ko. alueille.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
a) Yhteystietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
A. Tallennetut tiedot – tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.
B. Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.
b) Tietokantaan pääsee käsiksi vain palveluntarjoajan kautta ja vain vastuuhenkilöt.

10. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa
Rekisteröidyllä on oikeus:
– pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
– pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely
Tietojen toimittaminen on mahdollista kolmen kuukauden ajan keskustelun käymisestä, jonka jälkeen kaikki aineisto tuhotaan.
Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.
Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

12. Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus
– kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

Tietojen käsittelyseloste

Mitä ja kenen tietoja kerätään ja millä perusteella tietoja kerätään:
Asiakkaan itse antamat taustatiedot (vapaaehtoista täyttää): aihe, yhteydenoton syy

Asiakkaan IP-osoite. IP-osoitteen näkyminen taitolaji-neuvojalle perustuu elintärkeiden etujen suojaamiseen. Henkilötietojen käsittely on sallittua, kun se on tarpeen rekisteröidyn tai jonkun toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Elintärkeiden etujen suojaaminen sopii käsittelyperusteeksi esimerkiksi tilanteisiin, joissa on kysymys elämästä ja kuolemasta tai uhkista, jotka voisivat johtaa rekisteröidyn tai jonkun toisen loukkaantumiseen tai olla muutoin terveydelle vahingollisia. https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet#elintarkeiden-etujen-suojaaminen

Sivuston evästeillä seurataan kävijämääriä. Käyttäjistä ei seurata muita tietoja eikä evästeillä kohdenneta Taitolaji-chatin puolelta heille mainontaa.

Mitä tiedolla tehdään/mihin tarkoitukseen niitä käytetään
Ennen chatin aloittamista tulevien taustakysymysten (aihe, yhteydenoton syy) tarkoituksena on auttaa taitolaji-neuvojaa vastaamaan asiakkaalle mahdollisimman hyvin. Nämä tiedot tallentuvat kirjoitetun tekstin mukana samoin kuin IP-osoite. IP-osoitetta käytetään vain siinä tapauksessa, että kyseessä on akuutti hätätilanne, lastensuojelullinen huoli tai rikos. Lain mukaan meidän tulee olla keskustelutietojen pohjalta yhteydessä hätäkeskukseen, lastensuojeluviranomaisiin tai poliisiin. Mikäli poliisi pyytää, välitämme heille IP-osoitteen varmistaaksemme, että asiakas saa apua. Tällaisissakin tilanteissa toimimme avoimesta ja asiakkaan kanssa yhteistyössä aina kun se on mahdollista.

Mistä tiedot saadaan
Asiakas täyttää esitietolomakkeen tulleessaan Taitolaji-chattiin. Tietojen antaminen on vapaaehtoista eikä ole edellytys palvelun käyttämiselle

IP-osoite kirjautuu Ninchattiin ja näkyy asiakkaan keskusteludatan yhteydessä

Minne tiedot tallennetaan
Asiakkaiden esitietolomakkeen tiedot ja IP-osoite tallentuu Ninchatin palvelimelle

Ketkä tietoja käsittelevät, kuka vastaa rekisteristä
Asiakkaan taustatiedot näkyvän hänelle vastaavalle taitolaji-neuvojalle sekä Taitolaji-chat -tiimin työntekijöille.

Rekisteristä vastaa:
Minna Hukki
Elimäenkatu 17-19, 00510 Helsinki
Sähköposti: minna.hukki (a) ehyt.fi

Luovutetaanko henkilötietoja Taitolaji-chatin ulkopuolelle
Asiakastietoja luovutetaan vain asiakkaan omasta pyynnöstä.

Tekstiaineisto voidaan luovuttaa palvelun kehittämis- ja tutkimustarkoitukseen silloin, kun asiakas on antanut tähän suostumuksen. Suostumus kysytään käydyn keskustelun jälkeen. Myös taitolaji-neuvojat antavat suostumuksen käyttää tekstejään ko. tarkoitukseen. IP-osoitteet poistetaan palvelusta ennen tekstidatan luovuttamista.

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja ei koskaan anneta käytettäväksi suoramarkkinointiin.

Koska tiedot hävitetään
Asiakkaan antamat taustatiedot (sis. IP-osoitteen) hävitetään 6 kuukauden välein Ninchatin palvelimelta.

Mikäli tapahtuu tietoturvavuoto tai –loukkaus eli henkilötietoja katoaa, tuhoutuu tai joutuu vääriin käsiin (tietomurto, henkilötiedot varastetaan) niin tietosuojaviranomaiselle tehdään tästä ilmoitus 72 tunnin sisällä. Mikäli kyse on korkean riskin tiedoista (kuten lausunnot oikeudenkäynteihin tms.), ilman aiheetonta viivytystä informoidaan myös henkilöitä, joita mahdollinen tietoturvaloukkaus koskee.