Dataskyddsbeskrivning

10 § och 24 § i personuppgiftslagen (523/1999)

Dataskyddsbeskrivningarna utarbetades 18 maj 2018.

1. Registeransvarig

Förebyggande rusmedelsarbete EHYT rf (nedan EHYT)

Elimägatan 27, 00510 Helsingfors

Maarit Vannela, maarit.vannela (a) ehyt.fi

2. Kontaktperson i registerärenden

Maarit Vannela

Elimägatan 27, 00510 Helsingfors

E-post: maarit.vannela (a) ehyt.fi

3. Registrets namn

Register för uppföljning av verksamhet och kontaktuppgifter.

4. Användningsändamål för personuppgifter

EHYT samlar uppföljningsdata om hela sin verksamhet och har en skyldighet att enligt lagstiftningen rapportera till dem som beviljat understöd (pga. Statsunderstödslagen).

5. Registrets innehåll

Av deltagare i evenemang och sammankomster begärs uppföljningsuppgifter som sparas för varje aktivitet i systemet för uppföljningsdata. I uppföljningssystemet sparas inga identifieringsuppgifter, utan endast uppgifter om ålder, kön och det evenemang i vilken personen har deltagit. Efter att uppföljningsuppgifterna har sparats raderas personens namn- och kontaktuppgifter.

EHYT kan kontakta personen i fråga på efterhand, om personen i samband med lämnandet av uppföljningsuppgifterna har gett sitt samtycke till detta. I sådana fall sparar EHYT kontaktuppgifterna: Namn, adress, e-postadress och referens till vilken organisation personen i fråga är från, samt i vilket evenemang uppgifterna samlats.

Dessa kontaktuppgifter sparas så länge de är giltiga eller fram till att deras radering ombeds skriftligen.

6. Reglmässiga informationskällor

Uppgifter samlas in i samband med utbildningar eller beställningar av övrig verksamhet. Uppgifterna samlas in vid anmälan till sammankomster samt genom kundresponsenkäter.

EHYT använder uppföljningsdata för att rapportera om sin verksamhet till beviljare av olika understöd för att uppfylla sina skyldigheter enligt bl.a. statsunderstödslagen.

7. Ordinarie utlämning av uppgifter

EHYT lämnar inte ut personuppgifter till medlemmar utanför verksamheten. Uppföljningsdata som samlats utlämnas utan personuppgifter enligt års- eller andra redovisningar som en sammanfattning till olika myndigheter och beviljare av understöd på det sätt som krävs i lagen.

EHYT lämnar inte ut adress- eller kontaktuppgifter.

8. Dataöverföring till stater utanför EU och EES

EHYT överför inte personuppgifter till tredje parter.

9. Principer för skydd av registret

A. Manuellt material: förvaras i ett låst utrymme.

B. Material som behandlas med IT: EHYT har informationstekniskt skydd för att utomstående parter inte ska kunna nå dess verksamhetsområde. Rätt att använda uppgifterna innehas av en begränsad användargrupp och tillgången till uppgifterna är skyddad med lösenord.

10. Rätt till granskning av uppgifter

Uppföljningsuppgifterna innehåller inga personuppgifter. Kontaktuppgifter som samlats genom olika verksamheter kan bes att få granskas genom en skriftlig begäran till Förebyggande rusmedelsarbete EHYT rf. Begäran om granskning av uppgifterna kan göras kostnadsfritt en gång om året.

11. Rätt till korrigering av uppgifter

Korrigering av uppgifter kan begäras skriftligt av Förebyggande rusmedelsarbete EHYT rf.

12. Övriga rättigheter som gäller behandling av personuppgifter

EHYT lämnar inte ut kontaktuppgifter till utomstående parter och använder uppgifterna endast i sin egen verksamhet.